Quel outil choisir pour formaliser et partager sa planification de contenus ? Cette question, chaque content manager se la pose à un moment ou à un autre. Personnellement, la question s’impose pour chaque nouveau client. Et la réponse est à chaque fois différente selon l’organisation du client, l’ampleur de la production ou encore son environnement technologique. Jusqu’à ce que la question soit correctement traitée, la réponse prend (trop) souvent la forme d’une feuille Excel. Avec les limites que l’on connaît : une feuille Excel n’est pas un objet particulièrement ergonomique et ne se prête à pas une forte densité collaborative… Tout le contraire de AirTable même si, au premier regard, la solution ressemble à un « tableur en ligne ».

Précisons de suite qu’Airtable n’est pas un outil dédié au content marketing. La solution se prête à bien d’autres usages comme en témoignent les templates proposés. Mais pour ce qui concerne notre terrain de jeu ici, à savoir le content marketing, Airtable est redoutablement efficace, et cela pour plusieurs raisons.

[Remarque : cliquez sur les captures ci-dessous pour les agrandir]

Bien plus qu’un tableur

Airtable : types de champsSi, au premier regard, Airtable présente les attributs visuels d’un tableau, la solution est moins destinée à compiler des chiffres que des informations textuelles, voire visuelles. L’organisation des bases s’avère très ergonomique, puisque la création des champs s’appuie d’emblée sur des formats bien typés : dates, numéros de téléphone, checkboxes, collaborateurs, champs simples, champs multiples ou encore fichiers attachés. Pratique lorsqu’il s’agit de renseigner un contenu avec des dates de production, des auteurs, des visuels, etc.

Surtout, il est très simple de croiser les champs entre les différents onglets d’une base. Dans un contexte de content marketing, les personas ou la taxonomie de contenus créés dans des onglets dédiés à des fins de documentation seront aisément regroupés dans un autre onglet pour obtenir une vue globale de la planification. La composition du modèle de données d’une base est tellement simple qu’elle en devient presque ludique.

Airtable - vue globale content marketing

Personas, mots clés SEO, Statuts… Quelques minutes suffisent pour composer son modèle

Des vues prêtes à l’emploi

Une fois les champs et les types de données définis, les festivités commencent… Sans effort supplémentaire, Airtable génère des vues en mode Kanban (que les utilisateurs de Trello connaissent bien). De quoi visualiser la planification des contenus en fonction des auteurs, des statuts des contenus, des personas ou encore des thématiques. C’est tout l’intérêt de Airtable vis-à-vis d’un Trello avec lequel il faut choisir une fois pour toutes l’organisation de son tableau.

Airtable - vue Kanban

Une vue Kanban pour grouper les articles selon leurs statuts

Bien entendu, la vue calendrier est elle aussi au rendez-vous. Mieux encore : si l’on a pris soin de renseigner des visuels – par exemple l’image de tête de posts de blog –, Airtable permet de visualiser dans un tableau dédié l’ensemble des images. Utile pour évaluer la cohérence de ses choix selon les types de contenus.

Airtable : vue des headers des articles

La vue « Header Images » pour survoler les visuels de ses posts

Une collaboration grandement facilitée

Comment partager ces tableaux et les vues associées ? Tout d’abord en invitant des collaborateurs, soit au niveau d’un « workspace » (qui peut regrouper plusieurs bases de données), soit au niveau d’une base. Précision importante pour la maîtrise du budget : seuls les collaborateurs qui ont accès en lecture ET en écriture seront comptabilisés pour la facturation. L’ajout d’un collaborateur en mode lecture est donc sans impact. Ces collaborateurs ajoutés représentent un type de données directement utilisable dans les bases – pratique pour disposer d’une liste d’auteurs prête à l’emploi.

Autre manière d’associer des contributeurs à Airtable, la génération d’un formulaire. L’affaire de quelques « drag & drop » entre l’ensemble des champs disponibles en base et un formulaire qui pourra ensuite être encapsulé sans difficultés dans un intranet. Une bonne manière de capter les idées des uns et des autres et de les verser en base pour nourrir le « pipe » des sujets potentiels.

Airtable : composition d'un formulaire

Composition d’un formulaire depuis les champs disponibles en base

Une intégration avec Slack peut être mise à profit pour notifier les utilisateurs en fonction des mises à jour qui surviennent dans une base. Côté intégration toujours, si un couplage avec Google Drive est bien au menu, pour aller plus loin il faut pour l’heure en passer par Zapier et autres IFTTT. Des connexions natives avec Dropbox ou encore avec des CMS et des outils de marketing automation permettraient d’aller plus loin et de synchroniser les bases Airtable avec des listes d’articles et de contacts. Pour plus tard peut-être.

Un modèle tarifaire accessible

Vous l’aurez compris, Airtable nous a particulièrement séduit. Là où un Trello peut montrer ses limites quand la production prend de l’ampleur, Airtable, avec son modèle de données et la génération des différentes vues, facilite à la fois la documentation d’une stratégie de content marketing et le suivi de la planification.

Côté tarifs, la solution reste accessible : pour 10 dollars par utilisateur et par mois (dans le cadre d’une facturation annuelle), la solution accepte jusqu’à 5 000 entrées par base avec un nombre illimité de bases et de vues et un historique  de six mois. Pour 20 dollars par utilisateur et par mois, le nombre d’entrées par base passe à 50 000 avec un versioning d’un an.

Notez que Airtable est gratuit en deçà de 1 200 entrées par base, ce qui permet de l’essayer joyeusement avant, peut-être, de l’adopter plus sérieusement.

+ L’ergonomie globale pour composer son modèle de données
+ Les différentes vues disponibles sur les données
+ La génération de formulaires
– Des intégrations avec des applications tierces pour le moment peu développées

 

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